Syarat dan Ketentuan

1. Pendahuluan

Selamat datang di aplikasi LSS HRIS (Human Resource Information System). Aplikasi ini adalah sistem manajemen sumber daya manusia internal PT Lautindo Synergy Sejahtera yang dirancang khusus untuk memudahkan pengelolaan data karyawan, absensi, pengajuan cuti, dan berbagai proses HR lainnya.

Dengan menggunakan aplikasi ini, Anda menyetujui seluruh syarat dan ketentuan yang tercantum dalam dokumen ini. Jika Anda tidak setuju dengan syarat dan ketentuan ini, mohon untuk tidak menggunakan aplikasi ini.

2. Definisi dan Interpretasi

Dalam dokumen ini, istilah-istilah berikut memiliki arti sebagai berikut:

• Aplikasi: LSS HRIS dan semua fitur, layanan, dan konten di dalamnya
• Perusahaan: PT Lautindo Synergy Sejahtera
• Pengguna/Karyawan: Karyawan Perusahaan yang mengakses dan menggunakan Aplikasi
• Akun: Akun pengguna yang terdiri dari username (NIK/User) dan password
• Data Pribadi: Informasi pribadi karyawan yang disimpan dalam Aplikasi

3. Hak Akses dan Autentikasi

3.1 Pemberian Akses

Akses ke Aplikasi LSS HRIS hanya diberikan kepada karyawan PT Lautindo Synergy Sejahtera yang telah ditunjuk oleh departemen Human Resources. Username dan password disediakan oleh Perusahaan melalui departemen HR.

3.2 Tidak Ada Pendaftaran Mandiri

Pengguna tidak dapat mendaftar atau membuat akun secara mandiri. Semua proses pembuatan akun dikelola sepenuhnya oleh departemen HR Perusahaan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

3.3 Tanggung Jawab Pengguna

Setiap pengguna bertanggung jawab untuk menjaga kerahasiaan username dan password mereka. Pengguna tidak boleh:

• Memberikan akses akun kepada orang lain atau pihak ketiga
• Menggunakan akun orang lain tanpa izin
• Mengubah atau memodifikasi data akun orang lain
• Membagikan password dengan siapapun, termasuk kolega atau supervisor

3.4 Pelaporan Akses Tidak Sah

Jika Anda menduga ada akses tidak sah ke akun Anda, segera hubungi departemen HR atau IT Perusahaan untuk melaporkan dan mengamankan akun Anda.

4. Penggunaan Aplikasi

4.1 Tujuan Penggunaan

Aplikasi ini hanya dipergunakan untuk keperluan internal manajemen sumber daya manusia PT Lautindo Synergy Sejahtera, termasuk namun tidak terbatas pada:

• Manajemen data karyawan dan biodata
• Pencatatan absensi dan kehadiran
• Pengajuan dan persetujuan cuti
• Pengajuan izin dan dispensasi
• Manajemen aset dan fasilitas
• Pengajuan perubahan data pribadi dan kepegawaian
• Pengumuman dan komunikasi organisasi

4.2 Penggunaan yang Dilarang

Pengguna tidak boleh menggunakan Aplikasi untuk:

• Mengakses, menggunakan, atau memodifikasi data karyawan lain tanpa wewenang
• Membagikan atau mendistribusikan informasi sensitif perusahaan kepada pihak ketiga
• Melakukan aktivitas yang melanggar kebijakan perusahaan atau hukum yang berlaku
• Menggunakan Aplikasi untuk tujuan komersial atau keuntungan pribadi
• Melakukan penetrasi, hacking, atau aktivitas cybersecurity yang tidak sah
• Mengirim spam, malware, atau konten berbahaya lainnya
• Membuat salinan atau reverse-engineering dari Aplikasi

4.3 Integritas Data

Pengguna harus memastikan bahwa setiap data yang diinput ke dalam Aplikasi adalah akurat, lengkap, dan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan Perusahaan. Pengguna bertanggung jawab atas keakuratan data yang mereka masukkan.

5. Privasi dan Keamanan Data

5.1 Pengumpulan Data

Aplikasi ini mengumpulkan data pribadi karyawan sebagai bagian dari proses HR normal Perusahaan. Data yang dikumpulkan mencakup:

• Informasi identitas (nama, NIK, nomor KTP)
• Data kontak (alamat, telepon, email)
• Informasi kepegawaian (jabatan, departemen, gaji)
• Data absensi dan kehadiran
• Riwayat cuti dan izin
• Foto dan dokumen pribadi
• Log aktivitas penggunaan Aplikasi

5.2 Penggunaan Data

Data Anda digunakan hanya untuk:

• Mengelola informasi kepegawaian dan administrasi
• Memproses gaji, benefit, dan kompensasi
• Menyediakan layanan sesuai dengan kontrak kerja Anda
• Kepatuhan terhadap hukum dan peraturan yang berlaku
• Keperluan operasional dan manajemen perusahaan
• Audit dan pengawasan internal

5.3 Keamanan Data

Perusahaan berkomitmen untuk menjaga keamanan data Anda. Kami menggunakan:

• Enkripsi data (SSL/TLS) untuk transmisi data
• Kontrol akses dan autentikasi multi-layer
• Backup dan disaster recovery reguler
• Monitoring keamanan 24/7
• Kebijakan keamanan informasi yang ketat

Namun, tidak ada sistem keamanan yang 100% aman. Perusahaan tidak dapat menjamin keamanan absolut terhadap semua jenis ancaman keamanan siber.

5.4 Pembagian Data dengan Pihak Ketiga

Data Anda hanya akan dibagikan dengan pihak ketiga jika:

• Diperlukan oleh hukum atau peraturan yang berlaku
• Diperlukan untuk layanan yang Anda gunakan (misalnya: payroll processor, asuransi)
• Dengan persetujuan tertulis Anda

5.5 Retensi Data

Data Anda akan disimpan sesuai dengan kebijakan retensi data Perusahaan dan persyaratan hukum yang berlaku. Setelah hubungan kerja berakhir, data Anda dapat dihapus atau diarsipkan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

6. Tanggung Jawab Pengguna

6.1 Kepatuhan Terhadap Kebijakan

Pengguna setuju untuk mematuhi semua kebijakan, prosedur, dan peraturan yang ditetapkan oleh Perusahaan terkait penggunaan Aplikasi ini.

6.2 Pelaporan Masalah

Jika Anda menemukan bug, kerentanan keamanan, atau masalah teknis lainnya, harap segera laporkan kepada departemen IT Perusahaan.

6.3 Penggunaan yang Bertanggung Jawab

Pengguna bertanggung jawab atas semua aktivitas yang dilakukan melalui akun mereka dan menerima konsekuensi hukum atas penggunaan yang tidak sah.

7. Tanggung Jawab Perusahaan

7.1 Pemeliharaan Aplikasi

Perusahaan berkomitmen untuk memelihara dan meningkatkan Aplikasi secara berkala. Kami akan melakukan update dan perbaikan sesuai kebutuhan.

7.2 Downtime dan Gangguan Layanan

Perusahaan akan berusaha meminimalkan downtime Aplikasi. Namun, Perusahaan tidak bertanggung jawab atas gangguan layanan yang disebabkan oleh:

• Gangguan jaringan internet atau infrastruktur
• Perawatan sistem yang dijadwalkan
• Bencana alam atau force majeure
• Masalah perangkat pengguna

7.3 Pembatasan Tanggung Jawab

SEJAUH DIIZINKAN OLEH HUKUM, PERUSAHAAN TIDAK BERTANGGUNG JAWAB ATAS KERUGIAN TAK TERDUGA, TIDAK LANGSUNG, KHUSUS, ATAU KONSEKUENSIAL YANG TIMBUL DARI PENGGUNAAN ATAU KETIDAKMAMPUAN MENGGUNAKAN APLIKASI INI.

8. Perubahan Syarat dan Ketentuan

Perusahaan berhak untuk mengubah Syarat dan Ketentuan ini kapan saja tanpa pemberitahuan sebelumnya. Perubahan akan efektif segera setelah dipublikasikan dalam Aplikasi. Penggunaan Aplikasi yang berkelanjutan setelah adanya perubahan dianggap sebagai persetujuan terhadap perubahan tersebut.

9. Monitoring dan Audit

9.1 Log Aktivitas

Semua aktivitas pengguna dalam Aplikasi dicatat dalam log sistem. Log ini digunakan untuk keperluan audit, keamanan, dan kepatuhan terhadap peraturan.

9.2 Hak Perusahaan untuk Mengakses Log

Perusahaan berhak untuk mengakses dan mereview log aktivitas pengguna kapan saja untuk keperluan investigasi, keamanan, atau manajemen.

9.3 Pemberitahuan

Dengan menggunakan Aplikasi, Anda menyetujui bahwa aktivitas Anda dapat dimonitor dan diaudit sesuai dengan kebijakan keamanan informasi Perusahaan.

10. Pemutusan Akses

10.1 Pemutusan oleh Perusahaan

Perusahaan berhak untuk menonaktifkan atau menghapus akun Anda jika:

• Anda tidak lagi menjadi karyawan Perusahaan
• Anda melanggar Syarat dan Ketentuan ini
• Anda melakukan aktivitas yang mencurigakan atau berbahaya
• Hal lain yang dipandang perlu oleh Perusahaan

10.2 Akibat Pemutusan Akses

Setelah akun dihapus, Anda tidak akan lagi memiliki akses ke Aplikasi. Namun, data Anda dapat tetap disimpan sesuai dengan kebijakan retensi data Perusahaan.

11. Hukum dan Yurisdiksi

Syarat dan Ketentuan ini diatur dan ditafsirkan sesuai dengan hukum Republik Indonesia. Setiap perselisihan yang timbul dari penggunaan Aplikasi ini akan diselesaikan melalui pengadilan yang berwenang di Indonesia.

12. Kontak dan Dukungan

Jika Anda memiliki pertanyaan, keluhan, atau memerlukan dukungan teknis, silakan hubungi:

13. Ketentuan Tambahan

13.1 Keseluruhan Perjanjian

Syarat dan Ketentuan ini merupakan keseluruhan perjanjian antara Anda dan Perusahaan mengenai penggunaan Aplikasi ini.

13.2 Pemisahan Klausul

Jika ada bagian dari Syarat dan Ketentuan ini yang dinyatakan tidak sah atau tidak dapat dilaksanakan, bagian lainnya tetap berlaku sepenuhnya.

13.3 Tidak Ada Pengesampingan Hak

Kegagalan Perusahaan untuk menegakkan hak atau ketentuan apapun dalam Syarat dan Ketentuan ini bukan merupakan pengesampingan hak tersebut.